Официальный сайт органов местного самоуправления муниципального образования г.п. Пионерский Советского района Ханты-Мансийского автономного округа — Югры
Наш адрес
628250, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, Советский район,
г.п. Пионерский,
ул. Железнодорожная, д. 10
628250, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, Советский район,
г.п. Пионерский,
ул. Железнодорожная, д. 10
Приемная
телефон: 8 (34675) 7-88-71/201
телефон: 8 (34675) 7-88-71/201
Порядок рассмотрения обращения граждан
2 марта 2022
Распоряжение Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации городского поселения Пионерский № 49-р от 31.05.2018г.
Ханты - Мансийский автономный округ – Югра
Советский район
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ ПИОНЕРСКИЙ
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е
«31 » мая 2018 г. № 49-р
Об утверждении Инструкции
по делопроизводству в Администрации
городского поселения Пионерский
В целях совершенствования системы документационного обеспечения деятельности в Администрации городского поселения Пионерский, установления единого порядка ведения делопроизводства, руководствуясь Федеральным законом от 28.08.1995 № 154-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Уставом городского поселения Пионерский
1. Утвердить и ввести в действие Инструкцию по делопроизводству в Администрации городского поселения Пионерский (приложение 1).
2. Утвердить форму бланка:
2.1.Администрации городского поселения Пионерский (приложение 2);
2.2. Постановления Администрации городского поселения Пионерский (приложение 3);
2.3. Распоряжения Администрации городского поселения Пионерский (приложение 4);
2.4. Постановления Главы городского поселения Пионерский (приложение 5).
3. Документы на бланке Администрации городского поселения Пионерский (приложение 6) исполняются за подписью главы городского поселения Пионерский при переписке:
3.1. с выборными должностными лицами органов государственной власти, руководителями органов государственной власти;
3.2. с выборными должностными лицами органов местного самоуправления, руководителями органов местного самоуправления;
3.3. с гражданами и юридическими лицами, в том числе средствами массовой информации
4. Признать утратившим силу постановление Администрации городского поселения Пионерский от 06 февраля 2006 года № 07 «Об утверждении инструкции по делопроизводству администрации городского поселения Пионерский».
5. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заведующего сектором по организации деятельности главы и общим вопросам Богданову Елену Александровну.
Глава городского поселения Пионерский В.С.Зубчик
Приложение 1
к распоряжению
Администрации городского поселения Пионерский
от 31 .05. 2018г. № 49-р
Инструкция
по делопроизводству в Администрации городского поселения Пионерский
Раздел 1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации городского поселения Пионерский (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в сфере делопроизводства и архивного дела, Уставом городского поселения Пионерский.
1.2. При работе с документами работники Администрации городского поселения Пионерский, несут ответственность за выполнение требований настоящей инструкции, за сохранность документов. Об утрате документов немедленно докладывают руководителю отдела, сектора. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у работника Администрации городского поселения Пионерский.
1.3. Инструкция устанавливает в Администрации городского поселения Пионерский (далее - Администрация) единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в их деятельности документов, организации и ведению делопроизводства, а также осуществлению контроля за исполнением документов.
1.4. Инструкция обязательна для исполнения всеми лицами, замещающими должности муниципальной службы, должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы, и осуществляющими техническое обеспечение деятельности Администрации.
1.5. Инструкция распространяется на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.
1.6. Инструкция не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.7. Инструкция к работе с бухгалтерской,
кадровой, научно-технической и другой специальной документацией применяется
лишь в части общих принципов работы
с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.8. Глава городского поселения Пионерский определяет лицо, ответственное за ведение делопроизводства в Администрации, которое обеспечивает документооборот в сроки, установленные муниципальными правовыми актами городского поселения Пионерский.
2.Составление и оформление отдельных видов документов
2.1. Документы, создаваемые в Администрации оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) либо в виде электронных документов и имеют состав реквизитов, установленный порядком внесения проектов муниципальных правовых актов Администрации, утвержденным распоряжением Администрации и настоящей Инструкцией.
2.2. Бланки разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов.
2.3. Документы оформляются с применением текстового редактора Word for Windows версии 6.0 и выше (в том числе табличный материал) с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов могут применяться шрифты № 8 - 11, с возможным использованием переносов).
2.4. Каждый лист документа должен иметь поля не менее:
левое - 30 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
2.5. Первая строка абзаца оформляется с отступом в 1 - 1,25 мм. Текст выравнивается по ширине страницы. Переносы слов не допускаются. Документы печатаются через одинарный или полуторный межстрочный интервал.
2.6. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Для таблиц возможно использование шрифта иных размеров и частичное отступление от указанного форматирования, в случаях необходимости размещения значительного количества строк и столбцов или большого объёма текста в ячейках, когда строгое соблюдение формата текста приводит к искажению или затруднению восприятия содержания при переносе на бумажный носитель.
2.7. При подготовке документов оформляются реквизиты c
учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003. Состав
реквизитов конкретного документа определяется его видом
и назначением.
2.8. Герб городского поселения Пионерский размещается на бланках документов в соответствии с решением Совета депутатов городского поселения Пионерский от 29.01.2016г.№ 143 «О гербе муниципального образования городское поселение Пионерский Советского района Ханты-Мансийского автономного округа – Югры
2.9. Наименование отдела, сектора Администрации должно соответствовать наименованию, утвержденному Положением об отделе, секторе Администрации.
2.10. Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.
2.11. Датой документа является дата подписания (постановление, распоряжение, письмо, докладная, служебная записка, акт), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата может оформляться:
словесно-цифровым
способом (число (цифрами), месяц (словом), год (цифрами)
с добавлением слова «год» в соответствующем падеже без сокращения, либо с
сокращением до первой буквы), например: 11 февраля 2015 года, либо 11 февраля
2015 г.;
цифровым способом (число, месяц, обозначенные двумя
цифрами
с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем, год, обозначенный
четырьмя цифрами), например: 11.02.2015.
2.12. Регистрационный номер документа - цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации.
2.13. Адресат.
Строку реквизита «Адресат» выравнивают относительно центра листа документа. Допускается центрировать каждую строку по отношению к самой длинной строке.
При адресовании документа должностному лицу его инициалы указывают перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
При адресовании документа организации, подразделению организации без указания должностного лица её наименование пишется в именительном падеже (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными).
Например:
Администрация городского
поселения Таежный
Финансово-экономический отдел
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:
Администрация Советского района
Главному бухгалтеру
М.И. Петрову
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:
Генеральному директору
ОАО «Сфера»
В.Д. Сидорову
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес, например:
Иванову О.П.
ул. Ленина, д. 2, кв. 12,
г. Советский
Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры,
628240
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвёртым адресатами не пишется. В случае направления документа большему числу адресатов исполнитель готовит указатель рассылки или на каждом документе проставляется только один адресат.
2.14. Заголовок к служебным письмам составляется ко
всем документам,
за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк),
выражает краткое содержание документа, оформляется под реквизитами бланка «Дата
документа» и «Регистрационный номер документа» с использованием шрифта размером
№ 12, начинается с прописной и печатается строчными буквами без кавычек.
Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок составляется в краткой форме и
должен раскрывать основное содержание документа.
2.15. Отметка о наличии приложений оформляется под текстом письма от границы левого поля с абзацным отступом и отделяется от основного текста одним межстрочным интервалом.
Если приложение указано в тексте, отметку о наличии приложений оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не указанное в тексте, отметку о наличии приложений оформляют следующим образом:
|
|
Приложения: |
1. |
Справка о ____________ на 6 л. в 1 экз. |
|
|
|
2. |
Проект письма ________ на 1 л. в 1 экз. |
Если приложения сброшюрованы, указывают только количество экземпляров.
Если к
документу прилагается документ, также имеющий приложение, отметка
о наличии приложения оформляется следующим образом:
|
|
Приложение: |
письмо _________________________ от 16.01.2015 № 7-5/20 и приложение к нему, всего на 3 л. |
В случае приложения к письму документов в электронном виде на съемном носителе отметка о наличии приложения оформляется с указанием наименования файла, например:
Приложение: файл «Проект распоряжения.doc» на съемном носителе информации (указать вид носителя).
Если приложение содержит одновременно документ и его электронную копию, об этом также делается отметка:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. и электронная копия на съемном носителе информации (указать вид носителя).
В случае отправления электронной копии документа на адрес электронной почты получателя об этом делается отметка:
Приложение: на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес pioneradm2@mail.ru
При наличии в документе приложения на первом листе прилагаемого текста указывается:
Приложение
к ______________
от _________ № _______
2.16. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Подпись
отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Наименование должности
печатается от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается
на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква
в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Не допускается подписывать документ с предлогом «за» или проставлением косой черты перед написанием должности.
При подписании документа на бумажном носителе несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, документ оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, подписи располагают на одном уровне.
Не допускается подписание документа, на котором обозначены должность и фамилия одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога «за» или косой черты перед наименованием должности).
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а обязанности в составе комиссии, например:
|
Председатель комиссии: |
подпись |
расшифровка подписи |
|
Секретарь комиссии: |
подпись |
расшифровка подписи |
|
Члены комиссии: |
подпись |
расшифровка подписи |
|
|
|
|
Подписи
членов коллегиального органа располагаются в алфавитном порядке
их фамилий.
2.17. Управленческая деятельность Администрации городского поселения Пионерский выражается посредством издания нормативно-правовых документов.
Основными нормативно-правовыми актами Администрации городского поселения Пионерский являются постановления и распоряжения Администрации городского поселения Пионерский. Они действуют на территории городского поселения Пионерский и обязательны для исполнения всеми должностными лицами, гражданами, предприятиями, учреждениями и организациями.
Постановления Администрации принимаются по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (нормативные правовые акты).
Распоряжения Администрации принимаются по вопросам организации работы Администрации.
Составление и оформление постановлений и распоряжений должно отвечать требованиям настоящей Инструкции, Инструкции по подготовке и оформлению проектов постановлений и распоряжений Администрации, обеспечивать их юридическую полноценность и последующее использование.
Подготовка проекта поручается отделам или секторам Администрации или конкретным должностным лицам.
Ответственность за качество проектов постановлений и распоряжений, их согласование с заинтересованными лицами несут руководители отделов и секторов Администрации и должностные лица, их подготовившие.
Требования при подготовке проекта:
- заголовок документа начинается с предлога «о» или «об» (о чем), должен быть предельно кратким, соответствующим его содержанию;
- изложение содержания - точным, последовательным, исключающим возможность различного толкования;
- поставленные задачи - конкретными, с четким указанием на то, что должно быть сделано, в какой срок, кто исполнитель, обеспеченными необходимыми материальными и финансовыми ресурсами, и не противоречить действующему законодательству. Объем документа не более 2 - 3 страниц;
- не допускается употребление сокращенных слов, названия предприятий, организаций приводятся полностью в строгом соответствии с их официальным наименованием;
- текст документа начинается словами «в целях», «в связи» и т.п. Если проект документа издается на основе других правовых актов, констатирующая часть оформляется предложениями, начинающимися выражениями «в соответствии... на основании...», при этом указываются наименование правового акта, автор, дата, номер, заголовок. Например: в соответствии с Законом Ханты-Мансийского автономного округа-Югры от 20.07.2007 № 113-оз «Об отдельных вопросах муниципальной службы в Ханты-Мансийском автономном округе-Югре»;
- в проекте учитываются ранее принятые по данному вопросу документы (если таковые имеются), не допускаются повторения и противоречия с ними;
- наличие всех приложений, на которые имеются ссылки в проекте.
Текст проекта постановления (распоряжения) содержит, как правило, констатирующую и постановляющую части и может иметь приложения. Констатирующая часть излагается кратко, не превышая 1/3 документа. Если предписываемые действия не нуждаются в разъяснениях, то констатирующая часть может отсутствовать.
Констатирующая и постановляющая части проекта документа разделяются двоеточием, текст постановляющей части начинается с новой строки. Констатирующая и постановляющая части не разделяются в случае, если постановляющая часть состоит из одного пункта.
Постановляющая часть документа излагается в повелительной форме.
Если постановляющая часть предполагает различные по характеру предписываемые действия, она делится на пункты. Каждый пункт текста должен содержать законченную информацию и включать, как правило, одно предписываемое действие. Несколько предписываемых действий объединяют в один пункт, если они взаимосвязаны. Пункт может разбиваться на подпункты, однако не следует помещать в одном пункте большое количество подпунктов. Пункты размещаются по их значимости от наиболее существенных к второстепенным или в последовательности развития вопроса. Возможна группировка пунктов по исполнителям, срокам исполнения.
Пункты и подпункты постановляющей части нумеруются арабскими цифрами, номер подпункта состоит из порядкового номера пункта и порядкового номера подпункта (1.1, 1.2, 1.3 и т.д.). Каждый пункт или подпункт заканчивается точкой.
Пункты постановляющей части проекта документа могут начинаться:
- с указания исполнителя (отдела или сектора Администрации, подведомственного учреждения с указанием фамилии и инициалов руководителя) и конкретного предписываемого действия. Например: Финансово-экономическому отделу (Иванова М.А.) разработать...;
- с указания предписываемого действия, а затем исполнителя (Запретить руководителям отделов и секторов...);
- с указания действия в случае, если оно не связано с определенным исполнителем (Утвердить состав...);
- в каждом пункте постановляющей части проекта документа, предписывающего какие-либо действия, указываются конкретные сроки их исполнения;
- предписания формулируются в категоричной форме и выражаются глаголом в неопределенной форме (подготовить, установить, обеспечить, обязать и т.д.). Не допускается использование неконкретных, расплывчатых выражений, проверка исполнения которых затруднена.
При необходимости в проекте документа указываются:
- дата введения в действие документа;
- указание о признании утратившими силу распорядительных документов или их отдельных пунктов;
- указание об отмене распорядительных документов или отдельных пунктов;
- поручение о контроле за выполнением данного распорядительного документа (Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя главы муниципального образования г.п. Пионерский...).
При утверждении состава комиссии фамилия, имя, отчество указываются полностью.
В постановлениях и распоряжениях названия предприятий, организаций, учреждений указываются полностью в строгом соответствии с их официальным наименованием. В постановляющей части проекта документа фамилия, имя, отчество физических лиц указываются полностью.
Постановляющая часть документа может быть сокращена за счет вынесения информации в приложение. Приложение является неотъемлемой частью документа.
В правом верхнем углу располагаются слова:
Приложение 1
к постановлению Администрации
городского поселения Пионерский
от «___»_______201__г. № _______
Далее следует заголовок. Приложение к проекту документа подписывается исполнителем.
Порядок согласования проектов документов
Проект документа подлежит обязательному согласованию. Состав заинтересованных сторон, с которыми необходимо согласовать проект документа, определяется руководителем отдела или сектора, осуществляющим подготовку проекта документа, и может быть дополнен руководителем юридического отдела Администрации.
Проект визируется руководителем отдела или сектора Администрации, готовившим документ, юридическим отделом Администрации.
Виза согласования проекта документа состоит из личной подписи должностного лица и даты согласования (приложение 1 к настоящей инструкции).
Замечания по проекту документа, мотивы несогласия с проектом или отдельными его пунктами оформляются в письменном виде на отдельном листе. В визе согласования делается отметка: «Прилагаются замечания». В случае краткого замечания допускается его изложение на листе согласования.
Исполнитель проекта документа обязан рассмотреть все замечания и с учетом их обоснованности доработать текст проекта, затем представить должностному лицу, внесшему замечания, для повторного визирования и отметки «замечания сняты».
Документ перепечатывается и визируется заново, если в процессе согласования были внесены изменения принципиального характера либо большое количество поправок.
Если замечания не принимаются, исполнитель готовит заключение по замечаниям. Заключение подписывается заведующим сектором или начальником отдела, подготовившим проект, и прикладывается к проекту документа.
При подготовке проекта постановления или распоряжения о внесении изменений или дополнений в заголовке указываются дата, номер, название документа, в который вносятся изменения, дополнения. К проекту документа прикладываются копия документа, в который вносятся изменения, и объяснительная записка за подписью заведующего сектора или начальника отдела с указанием причин, по которым вносятся изменения.
Проект постановления (распоряжения), подготовленный с нарушением установленного порядка и не прошедший соответствующего согласования, возвращается в отдел или сектор Администрации, готовившие данный проект.
2.18. Информационно-справочные документы
2.18.1. В деятельности Администрации создаются следующие виды справочно-информационных документов: письма, справки, протоколы, информации, докладные записки, объяснительные записки, телеграммы, телефонограммы, акты.
2.18.2. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, оформляется только на бланке письма.
Наиболее часто используются три вида писем: письмо-запрос, письмо-ответ, сопроводительное письмо. Письмо должно составляться по одному вопросу. Текст письма состоит из двух частей. В первой части излагаются факты или документы, послужившие основанием для создания документа. Во второй части излагаются просьбы или предложения.
Сопроводительное письмо составляется для тех документов, текст которых не содержит пояснения о цели направления.
2.18.3. Справка-документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий. Справки делятся на две группы: справки информационного характера, описывающие и устанавливающие факты, события и содержащие сведения служебного характера, и справки, удостоверяющие юридический факт и выдаваемые заинтересованным гражданам или учреждениям.
Обе группы справок оформляются на общем бланке Администрации в соответствии с установленными стандартами.
Справки финансового характера подписываются главой городского поселения Пионерский и начальником финансово-экономического отдела Администрации.
2.18.4. Протокол-документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. Протоколы могут быть краткими и полными.
Реквизиты протокола: вид документа (протокол), дата, номер документа, заголовок, текст, подписи. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части оформляются следующие реквизиты:
- председатель или председательствующий;
- секретарь;
- присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
- повестка дня;
- докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали - выступили - постановили (решили).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается в тексте сноска: «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). В краткой форме протокола фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.
2.18.5. Акт-документ, подтверждающий факты, события. Реквизиты: наименование Администрации, вид документа, дата, номер, заголовок, текст, отметка о наличии приложений, подписи. Акт состоит из двух частей:
- основание, фамилии членов комиссии в алфавитном порядке, председатель;
- цели, задачи, суть проведенной работы.
2.18.6. Докладная записка-документ, адресованный руководителю, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Реквизиты: отдела или сектора, вид документа, заголовок, отражающий содержание, дата, текст, подпись. Цель докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение, поэтому текст, как правило, делится на две части. Первая - констатирующая или описательная, где описывается ситуация или излагаются имеющиеся факты. Во второй части излагаются просьбы и предложения. Внутреннюю докладную записку, подаваемую руководителю, оформляют на простом листе бумаги по типу общего бланка, ее подписывает составитель.
2.18.7. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы:
- документы, как правило, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание отдельных положений основного документа;
- объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.
Объяснительные записки, относящиеся к первой группе, оформляются на общем бланке. Объяснительные записки второй группы имеют следующую специфику: текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Оформляются они на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.
2.18.8. Телеграмма оформляется на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами.
Первый экземпляр отправляется на телеграф, второй передается в финансово-экономический отдел. Информация, не подлежащая передаче (почтовый адрес отправителя, подпись должностного лица, дата), печатается строчными буквами (кроме заглавных) после черты, отделяющей эти реквизиты от текста, который подлежит передаче.
Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания (если при этом не искажается содержание), без переноса слов. Текст не должен заканчиваться цифрами. Знаки препинания обозначаются условными сокращениями: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двт, кавычки - квч, условно обозначается слово «номер» - нр. Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем и заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся в Администрации, указываются все адреса и прилагается список адресатов.
2.18.9. Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, дата, номер, место составления, адресат, текст, подпись, отметка о времени передачи и приема и указание должностей, фамилий и инициалов лиц, принявших и передавших телефонограмму. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений адресатов и номеров телефонов.
2.19. Доверенность от имени Администрации.
Проект доверенности от имени
Администрации (далее - доверенность)
на осуществление представительства и совершение иных юридически значимых
действий перед третьими лицами, делегирование которых может
осуществляться, готовится главным
специалистом сектора по организации деятельности главы и общим вопросам
Администрации либо специалистом юридического отдела Администрации (далее -
разработчик проекта доверенности).
Доверенность оформляется по форме на стандартном листе
бумаги формата А4 (210 * 297 мм.) с применением текстового редактора Word for
Windows версии 6.0 и выше, с использованием шрифтов Times New Roman черного
цвета, размером
№ 12, через 1 интервал с выравниванием по ширине.
Обязательными реквизитами доверенности являются:
наименование документа (доверенность);
дата выдачи доверенности и регистрационный номер;
текст доверенности;
подпись (фамилия, имя, отчество, должность лица, который будет подписывать доверенность);
оттиск гербовой печати.
В тексте доверенности указываются:
фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномочивающего лица;
фамилия, имя, отчество (полностью), должность и паспортные данные уполномочиваемого лица;
перечисление предоставляемых полномочий;
срок действия доверенности.
В состав документов, прилагаемых к проекту доверенности, входят:
пояснительная записка, которая содержит обоснование необходимости подписания доверенности;
копии документов, являющихся основанием выдачи
доверенности
(при необходимости).
Доверенность от имени Администрации подписывается главой городского поселения Пионерский, а в его отсутствие - лицом, его замещающим, и скрепляется оттиском гербовой печати Администрации.
Регистрация доверенности осуществляется в день подписания
и предусматривает проставление регистрационного номера и даты регистрации.
Датой регистрации доверенности является дата ее подписания.
Доверенность выдается на срок до 1 года (с момента подписания до окончания текущего календарного года), если иное не оговорено в тексте доверенности.
Раздел 3. Организация документооборота
3.1. Прием, регистрация и учет документов в адрес главы городского поселения Пионерский осуществляется в приемной Администрации заведующим канцелярией.
3.2. Приём документов на регистрацию осуществляется
ежедневно в рабочие дни
до 16 часов 30 минут, в предпраздничные дни - до 15 часов 30 минут. Документы,
поступившие после указанного времени, регистрируются следующим рабочим днем.
3.3. Первичная обработка поступивших документов включает в себя проверку правильности доставки документов, наличия документов и приложений к ним, возможность их прочтения, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
3.4. Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется правильность доставки и сохранность упаковки, наличие приложений к документу.
3.5. Ошибочно адресованные документы возвращаются почтовому оператору.
3.6. Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документа.
Также сохраняются конверты содержащие документы, поступившие из иностранных государств; из судов, следственных и правоохранительных органов; содержащие договоры или иные документы договорного характера; содержащие претензии, жалобы, обращения, исковые заявления граждан и организаций.
3.7. Конверты с корреспонденцией, имеющей пометку «Лично», не вскрываются, входящий номер и дата проставляются на конверте. Вместо краткого содержания указывается: конверт «Лично».
3.8. Если поручение (резолюция) дано нескольким исполнителям (далее -соисполнители), информацию об исполнении представляет исполнитель, указанный первым (далее - основной исполнитель), если в поручении (резолюции) должностного лица, давшего поручение, не определено иное.
3.9. В поручении (резолюции), состоящем из отдельных пунктов с разными сроками выполнения, основной исполнитель определяется из числа руководителей или работников Администрации по каждому пункту, в соответствии с распределением, временным исполнением обязанностей или утвержденными полномочиями.
3.10. Согласование проектов исходящих документов Администрации (писем, запросов, ответов на запросы и т.п.), обеспечивается лицами, ответственными за их подготовку посредством личной передачи для ознакомления, а также факсимильной связи, либо электронной почты.
3.11. Проекты исходящих документов Администрации (ответов на запросы) оформляются за подписью главы городского поселения Пионерский.
3.12. Регистрация исходящих (подписанных) документов осуществляется в день подписания либо на следующий рабочий день.
3.13. Исходящие документы для регистрации представляются исполнителем заведующему канцелярии в 2-х экземплярах:
первый экземпляр, с приложениями к нему, направляется адресату с оригиналом подписи;
второй экземпляр остаётся в приемной Администрации (в том числе все приложения к нему), и помещается в дело в соответствии с номенклатурой.
3.14. Исходящие документы подлежат отправке адресату в день регистрации или на следующий рабочий день.
3.15. Отправка и доставка документов в Администрации осуществляется средствами системы интеграции, почтовой связи, электросвязи и нарочно.
3.16. Отправка документов, подписанных главой городского поселения Пионерский, осуществляется заведующим канцелярией в приемной Администрации.
3.17. При направлении документа на
бумажном носителе нескольким адресатам
заведующему канцелярии передается необходимое количество копий. Изготовление
необходимого тиража документов обеспечивает исполнитель документа.
3.18. Исходящие документы, адресованные в суды, правоохранительные органы, претензионно-исковая переписка, договорная переписка, а также ответы на обращения граждан, объединений граждан, юридических лиц отправляются нарочно или средствами почтовой связи, с сохранением подтверждающих квитанций об отправке и вручении документов.
3.19. Отправка копий документов по факсимильной связи, электронной почте осуществляется исполнителем.
3.20. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя и прием этой информации в виде копий. Факсимильная связь служит для передачи срочных документов.
3.21. Отправляемые документы должны соответствовать следующим правилам:
- документ должен быть подлинником или заверенной копией с четким изображением, оформлен в соответствии с его видом (письмо, договор, протокол и т.д.) на белой бумаге формата А4;
- объем передаваемого за один сеанс документа не должен превышать 5 листов;
- запрещается передавать по телефаксу документы с грифом «Для служебного пользования».
3.22. Подписанный документ регистрируется в приемной Администрации, на нем делается отметка «факс», после чего направляется адресату.
3.23. Работа с факсограммой производится как с обычным входящим документом.
3.24. Ответственность за содержание информации и оформление документа, передаваемого по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего материал, на руководителя соответствующего отдела или сектора Администрации.
3.25. Поступившие факсограммы передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно.
3.26. Решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе принимает исполнитель.
3.27. Ответственность за правильность оформления документа (наличие точного и полного адреса, регистрационного номера, подписи, приложений, отметки об исполнителе, других обязательных реквизитов) несет исполнитель документа.
3.28. Оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции документы, конверты, а также корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются.
Раздел 4. Контроль исполнения поручений
4.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений должностного лица.
4.2. Контролю подлежит исполнение:
поручений главы городского поселения Пионерский, данных во исполнение указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, федеральных законов, нормативных правовых актов Правительства Российской Федерации, органов государственной власти, нормативных правовых актов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.
4.3. Поручения, содержащиеся в муниципальных правовых актах Администрации, доводятся сектором по организации деятельности главы и общим вопросам до исполнителей путем направления копии муниципальных правовых актов Администрации в бумажном виде.
4.4. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с даты, следующей за датой его подписания.
4.5. Сроки исполнения поручений,
содержащие указания «срочно», «оперативно»,
«в короткие сроки» исчисляются в календарных днях с даты подписания резолюции
по исполнению поручения.
4.6. Срок исполнения поручений, содержащихся в муниципальных правовых актах городского поселения Пионерский, исчисляется в календарных днях со дня вступления их в юридическую силу, если иное не предусмотрено в муниципальных правовых актах городского поселения Пионерский.
4.7. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, поручение подлежит исполнению в предшествующий рабочий день.
4.8. Документы судебных и правоохранительных органов
подлежат исполнению
в сроки, установленные в документах в соответствии с законодательством
Российской Федерации.
4.9. Правовые акты Губернатора Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры, Правительства Ханты-Мансийского автономного округа –
Югры подлежат исполнению
в течение 30 календарных дней со дня регистрации документа, если иное не
установлено
в документе, поручении.
4.10. Если в поручении не установлен срок исполнения,
поручение подлежит исполнению в срок, установленный в документе, в случае его
отсутствия - в течение
15 календарных дней со дня регистрации документа.
4.11. Поручения подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - не позднее указанного срока;
с указанием «Весьма срочно» - незамедлительно в течение рабочего дня;
с указанием «Срочно» - в течение 3 дней;
с указанием «Оперативно», «В короткие сроки» - в течение 10 дней;
с указанием «Ежемесячно» - до 5-го числа месяца, следующего за отчетным, если иные сроки не указаны в поручении;
с указанием «Ежеквартально» - до 10-го числа месяца,
следующего за отчетным,
если иные сроки не указаны в поручении;
с указанием «Ежегодно», «Постоянно» - до 28 января года, следующего за отчетным, если иные сроки не указаны в поручении;
с указанием «1 раз в полугодие» - до 20-го числа, месяца, следующего за отчетным, если иные сроки не указаны в поручении.
4.12. Соисполнители представляют
основному исполнителю информацию
по исполнению поручения за 5 дней до истечения установленного срока, за
исключением поручений, указанных в абзацах 2-3 п. 6.11. настоящего раздела.
4.13. Соисполнители и основные исполнители несут ответственность за качество подготовки и своевременность представления предложений по исполнению поручения.
4.14. Проекты ответов, направленные автором резолюции исполнителю (соисполнителю) на доработку, корректируются в течение 2 рабочих дней.
4.15. В случае, если в ходе
исполнения поручения возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему
исполнению в установленный срок, исполнитель представляет на имя автора
резолюции, давшего поручение (либо лицо, его замещающее), служебную записку с
указанием обстоятельств, конкретных мер, принимаемых
для обеспечения исполнения поручения и предложений о продлении срока
исполнения.
4.16. Предложение об изменении основного исполнителя поручения вносится на имя автора резолюции, давшего поручение либо лица, его замещающего.
4.17. Переадресация исполнения поручения другому исполнителю допускается при наличии согласования автора резолюции, либо резолюции об изменении основного исполнителя и оформляется не позднее истечения половины установленного для исполнения срока.
4.18. Не допускается переадресация поручений, срок исполнения которых истек.
4.19. Изменение или продление срока
исполнения поручения производится
при наличии объективных причин (отсутствие реальных условий выполнения, которые
невозможно было предусмотреть при постановке документа на контроль;
необходимость получения дополнительных материалов, проведения соответствующих
расчетов и другой работы).
4.20. Предложение исполнителя о продлении срока исполнения поручения представляется не позднее, чем за 3 дня до истечения срока, отведенного на исполнение поручения.
4.21. Если срок исполнения поручения превышает 2 месяца, предложение о его продлении представляется исполнителем не позднее чем за 10 дней до истечения срока, отведенного на исполнение поручения.
4.22. Сроки исполнения поручений (резолюций) с указанием «Срочно», «Оперативно», «В короткие сроки» не продлеваются.
4.23. Поручение считается исполненным и снимается с контроля после выполнения всех пунктов поручения и сообщения результатов заинтересованным, контролирующим органам, гражданам и юридическим лицам.
4.24. Если представленная информация
не содержит необходимых сведений или
не позволяет сделать вывод о полном исполнении поручения, поручение
возвращается исполнителю на доработку. Снятие с контроля в этом случае не
происходит.
4.25. Промежуточный ответ не является основанием для снятия поручения с контроля.
4.26. Решение о снятии поручения с контроля, изменении исполнителя или продлении срока исполнения поручения принимает автор резолюции, давший поручение либо лицо, его замещающее.
4.27. Ответственный исполнитель в
течение 1 рабочего дня со дня истечения срока, установленного для исполнения
поручения, представляет на имя автора поручения, давшего поручение либо лица,
его замещающего, информацию о ходе
исполнения поручения, причинах неисполнения в установленный срок и мерах
ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении
или ненадлежащем исполнении поручения должностных лиц.
4.28. Проведение служебной проверки по фактам несвоевременного
или ненадлежащего исполнения поручений, мерах дисциплинарного воздействия, а
также размерах снижения ежемесячного денежного поощрения работников Администрации
(исполнителей), допустивших указанные нарушения, в отношении которых глава
городского поселения Пионерский является
представителем нанимателя осуществляется в порядке, утвержденном распоряжением
Администрации.
4.29. Контроль исполнения поручений, содержащихся в протоколах заседаний коллегиальных и совещательных органов, осуществляется главой городского поселения Пионерский, руководителями отделов, секторов Администрации.
5. Порядок рассмотрения письменных обращений граждан
и организация работы по приему граждан
5.1. Ответственность за правильную организацию работ по рассмотрению обращений граждан, поступающих в Администрацию, возлагается на сектор по организации деятельности главы и общим вопросам Администрации.
5.2. Обращения граждан, поступающие в Администрацию, регистрируются в приемной Администрации.
5.3. Обращение - это изложенное в устной или письменной форме предложение, жалоба, ходатайство граждан.
5.4. Предложение - вид обращения гражданина (группы граждан), направленного на улучшение организации деятельности органов местного самоуправления, их должностных лиц, решение вопросов экономической, политической, социально-культурной и других сфер жизни.
5.5. Заявление - вид обращения гражданина (группы граждан) в органы местного самоуправления к их должностным лицам по вопросам реализации принадлежащих ему (ей) или другим гражданам конституционных прав, свобод и законных интересов.
5.6. Жалоба - вид обращения гражданина по поводу восстановления его либо другого лица (лиц) прав, свобод и законных интересов, нарушенных действиями (бездействием) юридических и физических лиц.
5.7. Ходатайство - официальная просьба гражданина, общественной организации или должностного лица в поддержку просьбы иного лица о признании за ним определенного статуса, прав и свобод.
5.8. Петиция - вид коллективного обращения граждан в органы местного самоуправления о необходимости проведения общественных реформ.
5.9. Рассмотрение письменных обращений граждан
На каждое обращение заполняется отдельное дело, в котором указываются фамилия и инициалы заявителя, домашний адрес, вопрос, по которому обращается заявитель, дата поступления обращения, откуда поступило и кому передано на рассмотрение, мотивированный ответ.
Обращения передаются на рассмотрение главе городского поселения Пионерский либо лицу его замещающему.
Существуют следующие обращения граждан:
личные - от конкретного заявителя;
коллективные - от группы граждан, объединенных общими интересами (работа, проживание в одном доме, микрорайоне и др.);
анонимные - обращение лица (группы лиц) без указания фамилии, имени, отчества, адреса, даты, личной подписи.
Анонимные обращения, как правило, не подлежат регистрации и, соответственно, рассмотрению.
Анонимные обращения, содержащие сведения о готовящемся или совершенном преступлении, незамедлительно направляются для проверки в правоохранительные органы.
Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Повторные обращения граждан, как правило, ставятся на контроль.
Обращения одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам.
5.10. Срок рассмотрения обращений граждан не должен превышать 30 дней со дня регистрации, если в резолюции не указан другой срок исполнения. Окончанием срока рассмотрения обращения считается дата направления письменного ответа заявителю и полное выполнение резолюции.
Срок рассмотрения обращений граждан исчисляется от даты регистрации письма в приемной Администрации городского поселения Пионерский. При невозможности исполнения обращения в указанные сроки необходимо заблаговременно решить вопрос о продлении срока рассмотрения.
Продлить срок рассмотрения обращения может только глава городского поселения Пионерский, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом обратившемуся лицу.
5.11. Для продления срока рассмотрения обращения необходимо подготовить справку с указанием проделанной работы за установленный период по выполнению поручения, обоснованием невозможности рассмотрения его в сроки в полном объеме, а также предложений по продлению срока рассмотрения.
5.12. Обращение может быть зарегистрировано, но не рассмотрено по существу, если:
- обращение того же лица (группы лиц) и по тем же основаниям было ранее рассмотрено и во вновь поступившем обращении отсутствуют основания для пересмотра ранее принятого решения;
- по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;
- обращение направлено лицом, которое признано недееспособным решением суда, вступившим в законную силу;
- обращение подано в интересах третьих лиц, которые возражают против его рассмотрения (кроме недееспособных лиц).
В этих случаях лицу, направившему обращение, направляется ответ с указанием одной из перечисленных причин.
5.13. В ответах на письменные обращения граждан не допускаются:
- взаимоисключающая по содержанию информация;
- формальный подход к решению поставленных в обращении вопросов;
- отсутствие информации о мерах, принятых с целью устранения выявленных недостатков;
- отсутствие информации о результатах рассмотрения хотя бы одного из поставленных в обращении вопросов;
- отсутствие информации о продлении сроков рассмотрения (если таковое имеется) с сообщением об этом обратившемуся лицу.
5.14. Если рассмотрение обращения поручено группе лиц и в резолюции не указан ответственный исполнитель, то ответственным за подготовку ответа является лицо, указанное в резолюции первым.
3.15. Если в поручении по обращению несколько исполнителей, то они не позднее чем за 5 дней до истечения срока ответа на обращение представляют ответственному исполнителю справки для составления ответа.
3.16. Исполненными считаются обращения граждан, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и авторам даны исчерпывающие ответы.
5.17. В ответах о результатах рассмотрения обращений граждан необходимо:
- сослаться на номер и дату карточки обращения;
- кратко изложить содержание обращения гражданина (указать фамилию, имя, отчество);
- если в обращении поставлено несколько вопросов, ответ строится раздельно по каждому рассмотренному вопросу, абзацы нумеруются арабскими цифрами и начинаются подзаголовком, отражающим существо поставленного вопроса;
- при невозможности решения вопроса в установленный законодательством срок изложить причины задержки и срок окончательного разрешения (для снятия обращения с контроля - дополнительно сообщить об окончательных результатах разрешения);
- указать виновных должностных лиц, дать оценку их действиям, послужившим причиной для возникновения обращения, сообщить о мерах взыскания (в случае отсутствия виновных - изложить ответ на данный вопрос по существу со ссылкой на законодательство Российской Федерации и нормативные акты).
5.18. Организация работы по приему граждан
5.18.1. Глава городского поселения Пионерский ведет прием граждан по личным вопросам.
5.18.2. Запись на прием производится заведующим канцелярией в приемной Администрации. Учет приема посетителей и результатов рассмотрения их устных обращений ведется по учетно-контрольным карточкам и с использованием электронного носителя.
5.18.3. Сектор по организации деятельности главы и общим вопросам Администрации ежемесячно анализирует и представляет главе городского поселения Пионерский информацию о количестве принятых посетителей и результатах рассмотрения их обращений.
5.18.4. Личный прием граждан в Администрации включает следующее:
- назначение дня приема граждан по личным вопросам;
- запись населения на прием;
- ведение делопроизводства по обращениям граждан;
- осуществление контроля за исполнением поручений руководителей по рассмотрению обращений граждан, принятых на личном приеме;
- оказание консультативно-правовой помощи гражданам;
- информирование по итогам обращений граждан.
5.18.5. Запись граждан на прием осуществляет заведующий канцелярией приемной главы городского поселения Пионерский.
5.18.6. На каждого заявителя, обратившегося на личный прием, вводятся данные в компьютер с распечаткой карточки приема.
5.18.7. Лицо, ведущее прием, рассмотрев и проанализировав представленные материалы, делает в карточке приема аннотацию вопроса обращения.
5.18.8. В случае необходимости лицо, ведущее прием, вправе запрашивать от заявителя дополнительные материалы.
5.18.9. По результатам приема и визы главы городского поселения Пионерский заведующий канцелярией вводит указанные реквизиты в базу данных и направляет материалы с личного приема исполнителям.
5.18.10. Устные и письменные обращения граждан, поступившие во время личного приема, контролируются заведующим канцелярией в приемной.
5.18.11. Поручение снимается с контроля главой, если:
- вопрос решен положительно;
- дан обоснованный отказ;
- дано разъяснение на все поставленные заявителем вопросы.
5.18.12. В карточке личного приема делается отметка об исполнении:
«Решено положительно», «дано разъяснение», «отказано», срок исполнения (количество дней).
Раздел 7. Организация документов в делопроизводстве
7.1. Организация документов в делопроизводстве представляет собой
совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию
документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в
архивный отдел администрации в соответствии с требованиями, установленными Федеральным законом
от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства
России, нормативными правовыми актами об архивном деле Российской
Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, настоящей Инструкцией.
7.2. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.
7.3. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел:
7.3.1.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов
в дела, систематизации и учета дел, определения сроков хранения и является
основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения.
7.3.2. При составлении номенклатуры дел следует
руководствоваться Уставом городского поселения Пионерский, положениями об
отделах и секторах Администрации, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями типовых
управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения, типовыми
и примерными номенклатурами, номенклатурами дел за предшествующие годы,
необходимо изучить документы, образующиеся в деятельности администрации, их
виды, состав и содержание.
7.3.3. Составляются сводная номенклатура дел Администрации (приложение 2 к настоящей Инструкции).
7.3.4.
Сводная номенклатура дел Администрации составляется сектором по организации
деятельности главы и общим вопросам на основе номенклатур дел, отделами и
секторами Администрации, согласовывается с экспертной
комиссией Администрации, экспертно-проверочной методической комиссией Службы по делам архивов
Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - ЭПМК), и утверждается главой городского
поселения Пионерский, не реже одного раза в 5 лет.
7.3.5. Вновь созданный отдел или сектор Администрации обязан в месячный срок, со дня принятия муниципального правового акта о его создании, разработать номенклатуру дел.
7.3.6. После утверждения сводной номенклатуры дел Администрации по организации деятельности главы и общим вопросам делает выписки из соответствующих разделов сводной номенклатуры дел и раздает отделам и секторам Администрации для использования в работе.
7.3.7. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.
7.3.8. Сводная номенклатура дел уточняется в конце
каждого календарного года
и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
7.3.9. В случае изменения функций или структуры Администрации сводная номенклатура дел Администрации подлежит переработке, согласованию и утверждению, независимо от срока ее предыдущего согласования.
7.3.10. Названиями разделов сводной номенклатуры Администрации являются названия отделов, секторов Администрации. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрации.
7.3.11. Графы сводной номенклатуры дел Администрации заполняются следующим образом:
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного
в номенклатуру дел. Индекс состоит из порядкового номера заголовка дела по
номенклатуре внутри раздела. Индексы дел
обозначаются арабскими цифрами. Группа цифр индекса отделяются одна от другой с
помощью тире.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и
подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих
дела, и их взаимосвязью.
В начале располагаются
заголовки дел, содержащие распорядительную документацию, далее плановую,
отчетную, затем другую документацию по степени важности, в конце располагаются
дела переписки, книг, журналов учета и регистрации.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Если дело состоит из нескольких томов или частей, составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню типовых управленческих архивных документов, либо по типовым или примерным номенклатурам дел, утвержденным правовыми актами Российской Федерации.
В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другие органы Администрации.
7.3.12. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел в обязательном порядке составляется итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел (томов).
7.4. Формирование и оформление дел.
7.4.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в
дела
в соответствии с номенклатурой дел.
7.4.2. Законченные делопроизводством документы сдаются исполнителем главному специалисту сектора по организации деятельности главы и общим вопросам, который формирует их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Срок
хранения документов определяется исполнителем в соответствии
с номенклатурой дел.
7.4.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;
в дело помещаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, личных дел;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, копии документов, черновики;
дело должно содержать не более 250 листов;
документы объемом свыше 250 листов формируются в несколько томов, в этом случае индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе.
7.4.4. Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы, в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления).
Распорядительные документы (постановления Администрации, распоряжения Администрации) группируются в дела по видам и в хронологическом порядке по датам.
Распоряжения Администрации по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений Администрации по личному составу. Отдельно группируются распоряжения Администрации о командировках, об отпусках.
Протоколы группируются в хронологическом порядке. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные
планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно
от их проектов.
Документы в
личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере
их поступления.
Личное дело каждого уволенного работника Администрации группируется в хронологическом порядке по алфавиту.
Лицевые
счета работников группируются в отдельные дела и располагаются
в алфавитном порядке.
Обращения
граждан, объединений граждан, юридических лиц и документы
по их рассмотрению и исполнению группируются в дела по дате поступления
обращений.
Переписка
группируется, как правило, за календарный год и систематизируется
в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за
документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу,
начавшейся
в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием
индекса дела предыдущего года.
7.4.5. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Включает в себя комплекс работ по брошюровке, нумерации листов дела, описанию дела на обложке и составлению заверительной надписи.
7.4.6. Оформление дел проводится главным специалистом сектора по организации деятельности главы и общим вопросам Администрации.
7.4.7. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
7.4.8. Полное оформление дела предусматривает:
оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
подшивку и переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя;
составление в необходимых случаях внутренней описи документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
7.4.9. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листа заверителя и внутренней описи документов, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется простым карандашом в правом верхнем углу листа.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу листа.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующей последовательности: конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
7.4.10. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
7.4.11. Лист-заверитель составляется по форме и подписывается исполнителем. (приложение 3 к настоящей Инструкции).
7.4.12. Обложка дела оформляется по форме (приложение 4 к настоящей Инструкции).
Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих архивных документов, утвержденных правовыми актами Российской Федерации.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела. Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
7.4.13. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по форме (приложение 5 к Инструкции), содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.
К внутренней описи документов составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных документов и количество листов внутренней описи документов.
Внутренняя опись документов подписывается исполнителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. Если дело переплетено и подшито, внутренняя опись документов подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
7.4.14. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются таким образом, чтобы переплет позволял свободно читать текст документов дела. Металлические скрепления (булавки, скрепки), закладки и иные, не относящиеся к содержанию дела вложения, удаляются. Выявленные недостатки в оформлении документов и дел устраняются сектором по организации деятельности главы и общим вопросам, составившими дело.
7.4.15. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном настоящей Инструкцией для документов на бумажном носителе.
7.4.16. Электронные документы с сохранением всех реквизитов, хранятся в течение сроков, предусмотренных сводной номенклатурами дел Администрации.
7.5. Экспертиза ценности документов, подготовка описей и актов об уничтожении дел.
7.5.1. Для организации и проведения экспертизы
ценности документов
в Администрации создается экспертная комиссия Администрации (далее – ЭК).
7.5.2. Функции, права и организация работы ЭК определяются положениями, которые утверждаются муниципальными правовыми актами городского поселения Пионерский, одновременно с утверждением состава ЭК.
7.5.3. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно ЭК.
7.5.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:
отбор дел постоянного хранения для передачи в архивный отдел администрации Советского района;
отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в Администрации;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
7.5.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании сводной номенклатуры дел Администрации путем полистного просмотра дел.
7.5.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются архивные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
7.5.7. Архивные описи дел (далее опись) составляются отдельно на дела:
временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 6 к настоящей Инструкции);
по личному составу (приложение 7 к настоящей Инструкции);
постоянного хранения (приложение 8 к настоящей Инструкции).
7.5.8. При составлении описи соблюдаются следующие требования:
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
7.5.9. В Администрации описи дел постоянного хранения составляются ежегодно. По этим описям документы сдаются в архивный отдел администрации Советского района.
7.5.10. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией для документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, указанные электронные дела (документы) подлежат уничтожению.
7.5.11. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 9 к Инструкции) производится после утверждения описей за этот же период и передачи документов в архивный отдел администрации Советского района.
7.6. Оперативное хранение документов и дел.
7.6.1. В целях повышения оперативного поиска
документов дела располагаются
в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы
по номенклатуре дел.
7.7. Подготовка и передача документов в архивный отдел администрации Советского района.
7.7.1. Предельный срок временного хранения документов
постоянного хранения
в Администрации 5 лет. По истечении пятилетнего срока хранения документы
передаются в архивный отдел администрации Советского района в конце первого
квартала, года следующего за пятилетним сроком.
7.7.2. Документы постоянного хранения передаются в архивный отдел администрации Советского района по графику, составленному архивным отделом администрации Советского района, согласованному с главой городского поселения Пионерский.
7.7.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архивный отдел администрации Советского района не подлежат. Они хранятся в Администрации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
7.7.4. В период подготовки дел к передаче в архивный отдел администрации Советского района проверяются правильность формирования, оформления и соответствия количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел необходимо устранить.
7.7.5. Прием каждого дела производится в присутствии
главного специалиста сектора по организации деятельности главы и общим
вопросам.
В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество
фактически принятых дел, дата приема-передачи дел и подписи работника сектора
по организации деятельности главы и общим вопросам.
7.7.6. При расформировании отдела, сектора Администрации, руководитель сектора или отдела Администрации формирует имеющиеся документы в дела, оформляет и передает их главному специалисту сектора по организации деятельности главы и общим вопросам, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям, в сроки, утвержденные муниципальными правовыми актами.
7.7.7. При переименовании отдела, сектора Администрации документы в упорядоченном состоянии передаются вновь созданному сектору или отделу Администрации по акту в соответствии с номенклатурой дел.
Раздел 8. Использование, учет и хранение печатей и штампов
8.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий подлинникам в Администрации используются гербовые и другие печати.
8.2. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные штампы.
8.3. Оттиск печати проставляется на документе, таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были читаемы. Оттиск должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».
8.4. Не заверяется оттиском печати подпись должностных лиц на служебных письмах.
8.5. Изготовление печатей и штампов Администрации производится сектором по организации деятельности главы и общим вопросам Администрации.
8.6. Учёт печатей и штампов Администрации, их выдачу должностным лицам, уполномоченным муниципальными правовыми актами городского поселения Пионерский (далее - уполномоченные лица), прием на хранение и последующее уничтожение пришедших в негодность (утративших значение) печатей и штампов осуществляет сектор по организации деятельности главы и общим вопросам в соответствии с порядком утвержденным муниципальным правовым актом городского поселения Пионерский.
8.7. Учет и
выдача печатей и штампов уполномоченным лицам производится
под подпись в журнале учёта и выдачи печатей и штампов (приложение 10 к
настоящей Инструкции).
8.8. Хранение печатей и штампов осуществляется уполномоченными лицами, получившими печати и штампы под подпись.
8.9. Хранение печатей Администрации осуществляется в сейфах (металлических шкафах), исключающих допуск к ним посторонних лиц.
8.10. После минования надобности (в случае реорганизации, смены наименования, организационно-кадровых изменений), а также пришедшие в негодность (утратившие значение) печати и штампы сдаются для уничтожения в сектор по организации деятельности главы и общим вопросам.
8.11. Отбор к уничтожению утративших практическое
значение и пришедших
в негодность печатей и штампов осуществляет комиссия по уничтожению печатей
и штампов.
8.12. Состав комиссии по уничтожению печатей и штампов утверждается распоряжением Администрации.
8.13. По результатам отбора к уничтожению утративших
практическое значение
и пришедших в негодность печатей и штампов составляется акт об отборе и
уничтожении печатей и штампов (приложение 11 к настоящей Инструкции).
8.14. Уничтожение печатей и штампов предполагает
полное разрушение
их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления
и дальнейшего использования. Мастичные печати и штампы разрезаются на мелкие
части или сжигаются, металлические опиливаются двумя перекрёстными линиями.
8.15. Отметка об уничтожении печатей или штампов проставляется в графе «Примечание» журнала учёта и выдачи печатей и штампов.
8.16. В Администрации применяются следующие виды печатей:
гербовая печать с Государственным гербом Российской Федерации - круглая печать Отдела записи актов гражданского состояния с изображением герба Российской Федерации, расположенного в центре печати;
гербовая печать с Государственным гербом Российской Федерации - круглая печать для совершения нотариальных действий с изображением герба Российской Федерации, расположенного в центре печати;
гербовая печать Администрации - круглая печать Администрации, с изображением герба городского поселения Пионерский, расположенного в центре печати.
Печати и штампы Администрации.
8.17. Гербовые печати с Государственным гербом Российской Федерации используются при оформлении документов российского значения в секторе по организации деятельности главы и общим вопросам Администрации, во исполнение государственных полномочий, возложенных федеральным и окружным законодательством на органы местного самоуправления городского поселения Пионерский.
8.18. Использование гербовой печати Администрации:
8.18.1. При оформлении документов, для заверения подписей главы городского поселения Пионерский используется гербовая печать Администрации.
8.18.2. Гербовая печать Администрации проставляется на платежных поручениях, расходных расписаниях и других финансовых документах на получение денежных средств, на доверенностях и в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, муниципальными правовыми актами Советского района, соглашением сторон договоров, соглашений.
8.18.3. Копии (размноженные экземпляры) постановлений и распоряжений Администрации удостоверяются гербовой печатью Администрации.
Приложение 1
к Инструкции
по делопроизводству в Администрации
городского поселения Пионерский
С О Г Л А С О В А Н И Е
проекта письма (запроса, ответа) Администрации городского поселения Пионерский
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
1. Согласовано:
|
Должность |
Дата поступления |
Дата выдачи |
Подпись |
Ф.И.О. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Замечания (разногласия, дополнения, предложения)
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
3. Проект письма (запроса, ответа) готовил и согласовывал _________________
_______________________________________________________________________
Приложение 2
к Инструкции
по делопроизводству в Администрации
городского поселения Пионерский
Форма сводной
номенклатуры дел администрации городского поселения Пионерский
|
Ханты-Мансийский автономный округ - Югра Советский район МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ ГОРОДСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ ПИОНЕРСКИЙ АДМИНИСТРАЦИЯ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на_______________год |
УТВЕРЖДАЮ Глава городского поселения Пионерский ________ __________________ Подпись Расшифровка подписи «____»_________________20__г. |
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во ед.хр. |
Срок хранения и № статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Название раздела
|
|
|
|
|
|
|
Составитель номенклатуры дел Главный специалист
СОГЛАСОВАНО протокол ЭК администрации городского поселения Пионерский от__________№__________ |
|
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в_______году в Администрации городского поселения Пионерский
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
переходящих |
с отметкой ЭПК |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Постоянного |
|
|
|
|
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
|
ИТОГО |
|
|
|
Приложение 3
к Инструкции
по делопроизводству в Администрации
городского поселения Пионерский
Лист-заверитель дела №___
В деле прошито и пронумеровано__________________________________________________
_________________________________________________________________________листов
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов_________________________________________________________;
|
Особенности физического |
Номера листов |
|
1 |
2 |
|
|
|
пропущенные номера листов _____________________________________________________;
+ листов внутренней описи_______________________________________________________;
Наименование должности лица, составившего
заверительную надпись
Дата Подпись Расшифровка подписи
Приложение 4
к Инструкции
по делопроизводству в Администрации
городского поселения Пионерский
Форма обложки дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения
┌───────────────────┐
________________________________________________ │ │
│ Ф. № ___________ │
________________________________________________ │ Оп. № __________ │
│ │
________________________________________________ │ Д. № ___________ │
│ │
└───────────────────┘
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения администрации Советского района, органа администрации Советского района)
ДЕЛО № ___________ ТОМ № ___________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(заголовок дела)
___________________________________________________________________________
(крайние даты)
На _______________ листах
Хранить _________________
┌──────────────────┐
│ Ф. № ___________│
│ Оп. № __________│
│ Д. № ___________│
│ │
└──────────────────┘
Приложение 5
к Инструкции
по делопроизводству в Администрации
городского поселения Пионерский
Форма внутренней описи документов дела
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. №__________
|
№ п/п |
Индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номера листов ед.хр. |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Итого____________________________________________________________документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи_______________________________________. (цифрами и прописью)
Наименование должностного лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
«____»_________________20__г.
Приложение 6
к Инструкции
по делопроизводству в Администрации
городского поселения Пионерский
Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
|
Администрация городского поселения Пионерский Фонд № __________ ОПИСЬ № _____________ дел временного (свыше 10 лет) хранения за_______________год |
УТВЕРЖДАЮ Глава городского поселения Пионерский, _____________________________ Подпись Расшифровка подписи «____»_________________20__г. |
|
Название раздела Администрации городского поселения Пионерский |
||||||
|
№ п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Срок хранения |
Кол-во листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
В
данный раздел описи внесено___________________________________________ ед.хр.,
с №__________________________________по №_______________________________, в том
числе:
литерные номера:__________________________________________________________________
пропущенные номера:_______________________________________________________________
Наименование должностного лица,
составившего опись Подпись Расшифровка подписи
«____»_________________20__г.
Заведующий архивным отделом
управления по организации деятельности
администрации Советского района Подпись Расшифровка подписи
«____»_________________20__г.
СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии
_____________________________
______________________________
от__________№_________
Приложение 7
к Инструкции
по делопроизводству в Администрации
городского поселения Пионерский
Форма описи дел по личному составу
|
Администрация городского Поселения Пионерский Фонд № __________ ОПИСЬ № _____________ дел по личному составу за_______________год |
УТВЕРЖДАЮ Глава городского поселения Пионерский _____________________________ Подпись Расшифровка подписи «____»_________________20__г. |
|
Название раздела Администрации Советского района, |
|||||
|
№ п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Количество листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено______________________________________________ед. хр.,
с №____________________________________по №_______________________, в том числе:
литерные номера:______________________________________________________________
пропущенные номера:__________________________________________________________
Наименование должностного лица,
составившего опись Подпись Расшифровка подписи
«____»_________________20__г.
Кадровая служба Подпись Расшифровка подписи
«____»_________________20__г.
|
СОГЛАСОВАНО Протокол экспертной комиссии Администрации городского поселения Пионерский
от__________№__________ |
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от______________№__________
|
Приложение 8
к Инструкции
по делопроизводству в Администрации
городского поселения Пионерский
Форма описи дел постоянного хранения
|
Администрация городского Поселения Пионерский Фонд № __________ ОПИСЬ № _____________ за_______________год |
УТВЕРЖДАЮ Глава городского поселения Пионерский _____________________________ Подпись Расшифровка подписи «____»_________________20__г. |
|
Название раздела Администрации городского поселения Пионерский |
|||||
|
№ п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Кол-во листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено____________________________________________ед.хр.
(цифрами и прописью)
с №_____________________________по №________________________________, в том числе:
литерные номера:_________________________________________________________________
пропущенные номера:_____________________________________________________________
Наименование должностного лица,
составившего опись Подпись Расшифровка подписи
«____»_________________20__г.
Заведующий архивным отделом
управления по организации деятельности
администрации Советского района Подпись Расшифровка подписи
«____»_________________20__г.
Дата
|
СОГЛАСОВАНО Протокол экспертной комиссии Администрации городского поселения Пионерский от__________№__________ |
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от______________№__________
|
Приложение 9
к Инструкции
по делопроизводству в Администрации
городского поселения Пионерский
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
|
Администрация городского Поселения Пионерский
|
УТВЕРЖДАЮ Глава городского поселения Пионерский Подпись Расшифровка подписи «____»_________________20__г. |
АКТ
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
На основании_____________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ________________________________________
(название фонда)
|
№ п/п |
Заголовок дела или групповой заголовок документов |
Крайние даты |
Номера описей |
Индекс дела |
Кол-во ед. хр. |
Сроки хранения дела и номера статей по перечню |
Приме-чание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого________________________________________дел за ______________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ____годы утверждены, согласованы с экспертно-проверочной методической комиссией Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры_____________________ (протокол от_________№___________)
(наименование архивного учреждения)
СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии Администрации
Городского посе6ления Пионерский
от _______№________
Документы в количестве_______________________________________________________
(цифрами и прописью)
Весом_____кг. уничтожены путем сжигания
Наименование должности лица,
уничтожившего документы Подпись Расшифровка подписи
«___»______________20__ год
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
Администрации городского поселения Пионерский,
внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
«___»______________20__ год
Приложение 10
к Инструкции
по делопроизводству в Администрации
городского поселения Пионерский
Форма журнала учета и выдачи печатей и штампов
|
№ п/п |
Оттиски печатей и штампов |
Кому выдано |
Дата возврата и расписка в приеме |
Примечание |
||
|
наименование отдела, сектора Администрации, где хранятся печати и штампы |
Ф.И.О. должностного лица
|
дата и расписка в получении |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение 11
к Инструкции
по делопроизводству в Администрации
городского поселения Пионерский
УТВЕРЖДАЮ
Глава городского поселения Пионерский
________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
«_____» ______________ 20___ г.
Форма акта
об отборе и уничтожении печатей и штампов
Комиссия по уничтожению печатей и штампов, утвержденная распоряжением Администрации городского поселения Пионерский от «__» ________ 20__ г. № ___,
в составе:
____________________________________________________________________________
(должности, фамилии и инициалы председателя и членов комиссии)
произвела отбор к уничтожению утративших практическое
значение и пришедших
в негодность следующих печатей и штампов:
|
№ п/п |
Регистрационный номер печати (штампа) |
Наименование печати (штампа) |
Количество печатей (штампов) |
Основание для уничтожения |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Всего подлежит уничтожению ___________________________________________________
(количество прописью)
наименований. Записи с учетными данными сверены:
Председатель комиссии _______________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Члены комиссии _______________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
После утверждения акта перечисленные
печати и штампы перед уничтожением сверили
с записями в акте и полностью уничтожили
путем
_________________________ «___» ___________ 20___ г.
Приложение: Загрузить
